Digitalizace (skenování)

DIGITALIZACE

Krok 1: Příprava dokumentace
Dokumentace se převeze od zákazníka na naše digitalizační pracoviště v Praze. Na začátku procesu se dokumenty roztřídí na základě dohody.
Náš zaměstnanec také přebírá list po listu, pokud by se mezi listy skrývaly nečistoty nebo předměty, které tam nepatří (dokumentace bývá často skladována v krabicích, kde časem napadají kovové i plastové části z prostředí). Po tomto roztřídění nehrozí poškození dokumentace při skenování.

Krok 2: Skenování
Skenujeme na vysoce-produkčních zařízeních přímo určených na hromadné zpracování dokumentace. Jedná se převážně o modely Panasonic KV-S, které jsou vybaveny pokročilými senzory, které sledují, aby se spolu s papíry nedostala za kryt zařízení nějaká nečistota, která by mohla poškodit podklad.

Krok 3: Indexace
Indexace je proces, při kterém se hromadně z vysokého počtu skenů vytěží vybrané informace. Informace k vytěžování vybírá zákazník (většinou se jedná o čísla tisků, jména, data, čárové kódy - vytěžit lze většinu potřebných údajů které jsou k dispozici. Na základě těchto informací je pak jednoduché dokument zpětně dohledat v systému. Tyto informace se rovněž používají pro import do DMS systémů. Viz. obrázek.

Krok 4: Předání na příslušném nosiči
Zákazníkovi předáme digitální dokumenty ve formátu, jaký si zvolí (nejčastěji pdf) na USB nosiči nebo externím disku.
Velikost jednostránkového PDF souboru při 300dpi je jen 15-30kb. Používáme bezztrátovou LZW kompresi z TIFF do PDF. Výsledný pdf obraz je vysoké kvality.

Krok 5: Implementace do systému
Dokumenty budou roztříděny v systému složek, který je definován předem. Takto je možné se soubory jednoduše pracovat v PC a díky indexaci je i jednoduše vyhledávat.
V případě, že dodáváme i DMS nebo archivační systém, tak provedeme kompletní import dat.

Výhody řešení

Snížení nákladů - minimalizují se náklady na tisk a tvorby duplikátů, redukuje se ukládání fyzických dokumentů, eliminuje se časová náročnost a nepohodlí při dohledávání dokumentů a informací z nich

Podpora produktivity - příslušná osoba se dostane k informacím víceméně okamžitě, usnadní i komunikaci mezi zaměstnanci, kde si malý pdf soubor snadno pošlou e-mailem.

Ochrana informací - při papírové podobě může dojít k promáčení, požáru, fyzickému poškození, odcizení atp. Elektronické data jsou uložena na jednom místě a zároveň zálohované, možné řízení přístupu k datům na základě přístupových práv.

Kompetentnost - Firma J&V SCAN, s.r.o. je sice poměrně mladá, ale náš kolektiv působí v oblasti správy dokumentů již několik let a spolupracuje s významnými společnostmi na trhu.

Kontaktujte obchodníka